POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES

CH MAC Abogados

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RESPONSABLE

CH MAC ABOGADOS S.A.S. (“CH MAC Abogados”), sociedad colombiana identificada con NIT 901.137.873-0, con domicilio principal en Bogotá D.C., adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) para regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión y, en general, cualquier operación que realice sobre datos personales en desarrollo de su objeto social, de la prestación de sus servicios profesionales y de sus actividades administrativas, comerciales, laborales, contractuales y de cumplimiento.

Datos de contacto del Responsable:

  • Dirección física: Calle 93 # 12 – 14 Ofc. 404, Edificio Tempo 93, Bogotá D.C., Colombia.
  • Página web: www.chmac.legal
  • Correo electrónico para protección de datos personales: contacto@chmac.legal
  • Área responsable de atención de consultas y reclamos: Área Administrativa o quien haga sus veces como responsable interno de protección de datos personales.

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Marco legal
4. Definiciones
5. Principios aplicables
6. Roles de CH MAC Abogados
7. Titulares, bases de datos y categorías de información
8. Finalidades del Tratamiento
9. Autorización para el Tratamiento
10. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
11. Derechos de los Titulares
12. Deberes de CH MAC Abogados como Responsable
13. Deberes de CH MAC Abogados como Encargado
14. Transferencias, transmisiones y circulación de datos
15. Seguridad, confidencialidad y secreto profesional
16. Gestión de incidentes de seguridad
17. Registro Nacional de Bases de Datos
18. Procedimiento para consultas y reclamos
19. Conservación y supresión de información
20. Publicación, modificaciones y vigencia 
Anexo 1. Finalidades por grupo de interés
Anexo 2. Lineamientos especiales para correos, sitio web, herramientas tecnológicas y comunicaciones

1. OBJETIVO

La presente Política tiene por objeto establecer las reglas, lineamientos y procedimientos aplicables al Tratamiento de datos personales realizado por CH MAC Abogados, con el fin de garantizar el derecho fundamental al hábeas data, la intimidad, el buen nombre, la privacidad, el derecho a la información y los derechos de los Titulares a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto de la información personal que repose en las bases de datos o archivos de CH MAC Abogados.

Adicionalmente, esta Política desarrolla medidas de responsabilidad demostrada, privacidad por diseño y por defecto, seguridad de la información, confidencialidad profesional, debida gestión de Encargados, atención de consultas y reclamos, conservación documental y gestión de riesgos asociados al Tratamiento de datos personales.

2. ALCANCE

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos, archivos físicos, archivos digitales, sistemas de información, repositorios documentales, correos electrónicos, plataformas tecnológicas, expedientes, documentos de trabajo, comunicaciones y demás medios administrados por CH MAC Abogados, siempre que sean susceptibles de Tratamiento por parte de CH MAC Abogados como Responsable o Encargado.

La Política cobija el Tratamiento de datos de clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, aliados, corresponsales, trabajadores, practicantes, candidatos, visitantes, asistentes a eventos, destinatarios de comunicaciones, representantes legales, administradores, accionistas, beneficiarios finales, apoderados, contraparte, testigos, peritos, terceros relacionados con asuntos jurídicos, usuarios del sitio web y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por CH MAC Abogados.

Esta Política se entiende sin perjuicio de los acuerdos de confidencialidad, contratos, obligaciones de secreto profesional, normas éticas aplicables al ejercicio de la abogacía, deberes de reserva, reglas procesales, órdenes de autoridades o restricciones contractuales que resulten aplicables a la información tratada por CH MAC Abogados.

3. MARCO LEGAL

La presente Política se fundamenta, entre otras, en las siguientes disposiciones y lineamientos:

  • Constitución Política de Colombia, en especial los artículos 15 y 20.
  • Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Ley 1266 de 2008 y sus normas modificatorias, en lo que resulte aplicable a información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países.
  • Ley 1273 de 2009, relacionada con la protección de la información y de los datos frente a conductas informáticas.
  • Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, especialmente las disposiciones que compilan el régimen reglamentario de protección de datos personales y Registro Nacional de Bases de Datos.
  • Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V, y demás instrucciones impartidas por la autoridad nacional de protección de datos personales.

4. DEFINICIONES

Término

Definición

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales, salvo los eventos exceptuados por la ley.

Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular mediante la cual se informa la existencia de la Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, en medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro formato.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, incluyendo, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público, en los términos de la ley.

Dato Privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado

Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al Titular y a cierto sector o grupo de personas, como datos financieros o crediticios, cuando corresponda.

Dato Sensible

Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, origen racial o étnico, vida sexual, entre otros.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos o el Tratamiento de los datos personales.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión.

Transferencia

Envío de datos personales a un tercero que, dentro o fuera de Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento.

Transmisión

Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un Encargado realice Tratamiento por cuenta del Responsable.

Responsabilidad Demostrada

Principio de gestión conforme al cual el Responsable o Encargado debe implementar medidas apropiadas, efectivas y verificables para cumplir el régimen de protección de datos personales y demostrar dicho cumplimiento ante los Titulares y autoridades competentes.

5. PRINCIPIOS APLICABLES

CH MAC Abogados realizará el Tratamiento de datos personales conforme a los principios previstos en la normativa aplicable y a estándares de mercado en materia de privacidad, seguridad y cumplimiento.
En particular, aplicará los siguientes principios:

  • Legalidad: El Tratamiento se realizará de conformidad con la normativa vigente y aplicable.
  • Finalidad: El Tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, informadas, específicas y compatibles con la actividad de CH MAC Abogados.
  • Libertad: El Tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que exista una excepción legal.
  • Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: Los Titulares podrán obtener información sobre la existencia y el uso de sus datos personales.
  • Acceso y circulación restringida: Los datos serán tratados por personas autorizadas y no estarán disponibles en medios de acceso masivo sin controles adecuados.
  • Seguridad: La información será protegida con medidas razonables frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o circulación no autorizada o fraudulenta.
  • Confidencialidad: Quienes intervengan en el Tratamiento deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con CH MAC Abogados.
  • Necesidad y proporcionalidad: Solo se tratarán datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para las finalidades autorizadas o legalmente habilitadas.
  • Temporalidad: Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad, obligaciones legales, contractuales, probatorias o de defensa.
  • Responsabilidad demostrada: CH MAC Abogados procurará adoptar medidas apropiadas, efectivas y verificables para acreditar el cumplimiento del régimen de protección de datos personales.
  • Privacidad por diseño y por defecto: En nuevos procesos, herramientas, contratos o servicios, CH MAC Abogados procurará incorporar medidas de protección de datos desde su diseño y operación ordinaria.

6. ROLES DE CH MAC ABOGADOS

CH MAC Abogados podrá actuar como Responsable del Tratamiento cuando decida sobre las finalidades y medios del Tratamiento de los datos personales, por ejemplo, respecto de sus clientes, proveedores, trabajadores, candidatos, visitantes, destinatarios de comunicaciones y usuarios de sus canales.

También podrá actuar como Encargado del Tratamiento cuando trate datos personales por cuenta de un cliente, aliado, entidad o tercero que decida sobre la base de datos y las finalidades del Tratamiento. En tales eventos, CH MAC Abogados tratará los datos conforme a las instrucciones del Responsable, el contrato correspondiente, la ley aplicable y los deberes de confidencialidad profesional.

Cuando concurran en CH MAC Abogados las calidades de Responsable y Encargado, cumplirá los deberes previstos para cada rol, según corresponda.

7. TITULARES, BASES DE DATOS Y CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN

CH MAC Abogados podrá administrar bases de datos físicas o digitales relacionadas, entre otras, con las siguientes categorías de Titulares:

  • Clientes, potenciales clientes, representantes, administradores, accionistas, beneficiarios finales, apoderados, contactos autorizados y terceros relacionados con la prestación de servicios legales.
  • Contrapartes, testigos, peritos, funcionarios, autoridades, auxiliares de la justicia, terceros interesados y demás personas relacionadas con asuntos judiciales, arbitrales, administrativos, contractuales o transaccionales.
  • Proveedores, contratistas, consultores, aliados, corresponsales, asesores externos y sus contactos autorizados.
  • Trabajadores, extrabajadores, practicantes, candidatos, colaboradores, socios, consultores y prestadores de servicios profesionales.
  • Visitantes, asistentes a eventos, capacitaciones o reuniones, destinatarios de publicaciones, usuarios del sitio web y personas que interactúen con canales físicos o digitales de CH MAC Abogados.

Según la finalidad, CH MAC Abogados podrá tratar datos de identificación, contacto, ubicación, información laboral, académica, profesional, financiera, contable, tributaria, comercial, contractual, societaria, patrimonial, judicial, administrativa, disciplinaria, migratoria, de cumplimiento, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, información contenida en documentos, poderes, contratos, expedientes, soportes probatorios, imágenes, grabaciones, registros de ingreso, datos de navegación o interacción digital y, excepcionalmente, datos sensibles o de menores de edad cuando resulte estrictamente necesario y legalmente procedente.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

CH MAC Abogados realizará el Tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades generales y específicas, sin perjuicio de las finalidades particulares informadas en cada autorización, contrato, formato, canal o aviso específico:

  • Gestionar relaciones precontractuales, contractuales, comerciales, profesionales, laborales, administrativas, contables, tributarias y de cumplimiento.
  • Prestar servicios de asesoría, consultoría, representación, acompañamiento, defensa, estructuración, negociación, litigio, arbitraje, trámites, revisiones documentales, capacitaciones y demás servicios profesionales propios de CH MAC Abogados.
  • Administrar expedientes físicos y digitales, documentos, comunicaciones, conceptos, informes, pruebas, poderes, contratos, actas, solicitudes, memoriales, recursos, reclamaciones, respuestas a autoridades y soportes necesarios para la adecuada prestación de servicios.
  • Identificar y contactar Titulares, confirmar información, actualizar datos, atender solicitudes, coordinar reuniones, enviar comunicaciones de servicio, responder inquietudes y gestionar canales de atención.
  • Verificar conflictos de interés, adelantar procesos de conocimiento de clientes, proveedores, aliados o contratistas, realizar debida diligencia y gestionar riesgos de fraude, corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo, incumplimientos contractuales o conflictos legales, cuando resulte aplicable.
  • Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales, societarias, administrativas, regulatorias, de archivo, de seguridad social, de seguridad y salud en el trabajo, de prevención de riesgos y de atención a requerimientos de autoridades.
  • Realizar facturación, cotizaciones, pagos, recaudos, cobros, conciliaciones, contabilidad, tesorería, reportes tributarios, declaraciones, información exógena, soportes fiscales y gestión de cartera.
  • Gestionar relaciones con proveedores, contratistas, aliados, corresponsales, peritos, notarios, cámaras de comercio, entidades financieras, aseguradoras, plataformas tecnológicas, operadores logísticos, mensajería y demás terceros necesarios para la operación.
  • Desarrollar procesos de selección, contratación, vinculación, nómina, compensación, seguridad social, beneficios, capacitación, evaluación, gestión disciplinaria, terminación, referencias, certificaciones laborales, gestión documental laboral y cumplimiento de obligaciones como empleador o contratante.
  • Implementar medidas de seguridad física, lógica y administrativa; gestionar controles de acceso, usuarios, contraseñas, copias de seguridad, trazabilidad, auditorías, continuidad del negocio, prevención de pérdida de información e incidentes de seguridad.
  • Enviar boletines jurídicos, alertas normativas, invitaciones, publicaciones, contenidos académicos, comerciales o informativos, encuestas de satisfacción y comunicaciones de relacionamiento, siempre que exista autorización o habilitación legal y permitiendo mecanismos de exclusión cuando aplique.
  • Gestionar el sitio web, redes sociales, formularios, cookies, analítica, solicitudes digitales, interacciones electrónicas y herramientas tecnológicas utilizadas por CH MAC Abogados.
  • Ejercer, defender o proteger derechos de CH MAC Abogados, sus clientes, trabajadores, aliados o terceros, incluyendo la preparación de pruebas, reclamaciones, respuestas, acciones judiciales, arbitrales, administrativas o trámites ante autoridades.
  • Conservar información para fines probatorios, históricos, estadísticos, de archivo, control interno, auditoría, responsabilidad profesional, continuidad de asuntos legales o cumplimiento de plazos legales y contractuales.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

CH MAC Abogados solicitará autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de datos personales cuando esta sea exigible. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, audiovisuales, mediante conducta inequívoca o por cualquier otro mecanismo que permita acreditar su otorgamiento y consulta posterior.

La autorización deberá informar, como mínimo, las finalidades del Tratamiento, los derechos del Titular, los canales de atención, la identificación del Responsable y, cuando se trate de datos sensibles, el carácter facultativo de su suministro y la finalidad específica del Tratamiento.

CH MAC Abogados conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los Titulares, así como de los avisos, registros, formularios, logs, evidencias electrónicas, contratos o mecanismos a través de los cuales se haya obtenido la autorización, de acuerdo con la ley y sus procedimientos internos.

No será necesaria la autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; datos relacionados con el Registro Civil de las Personas; o los demás eventos exceptuados por la normativa aplicable.

10. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de datos sensibles se encuentra restringido y solamente procederá cuando el Titular haya otorgado autorización explícita, cuando sea necesario para salvaguardar su interés vital y se encuentre física o jurídicamente incapacitado, cuando se trate de actividades legítimas con garantías adecuadas, cuando sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica con supresión de identidad, o en los demás casos permitidos por la ley.

Cuando CH MAC Abogados solicite datos sensibles, informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento ni a responder preguntas sobre este tipo de datos, indicará cuáles datos son sensibles, explicará la finalidad específica y obtendrá autorización explícita cuando sea exigible.

CH MAC Abogados podrá tratar datos sensibles, incluyendo datos de salud, biométricos, imágenes, información de seguridad social, información de condiciones especiales de trabajadores, datos incluidos en expedientes judiciales o administrativos, información familiar, datos de beneficiarios o datos de terceros vinculados con asuntos legales, únicamente cuando resulte necesario, proporcional y legalmente procedente.

El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior, sus derechos fundamentales, el principio de autonomía progresiva y la autorización de sus representantes legales cuando corresponda. En ningún caso CH MAC Abogados condicionará una actividad al suministro de datos sensibles que no sean indispensables para la finalidad correspondiente.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

  • Conocer, actualizar, rectificar y acceder a sus datos personales frente a CH MAC Abogados.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que se trate de casos exceptuados por la ley.
  • Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que CH MAC Abogados ha dado a sus datos personales.
  • Presentar consultas y reclamos relacionados con sus datos personales.
  • Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que impida la supresión o revocatoria.
  • Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o de autorizar su Tratamiento, salvo que exista una obligación legal aplicable.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable cuando corresponda.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento, en los términos establecidos por la ley.

12. DEBERES DE CH MAC ABOGADOS COMO RESPONSABLE

  • Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el Titular, cuando sea exigible.
  • Informar al Titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando sea procedente y comunicar novedades a los Encargados cuando corresponda.
  • Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté autorizado o legalmente habilitado.
  • Exigir a Encargados condiciones de seguridad, confidencialidad y privacidad de la información.
  • Tramitar consultas y reclamos de Titulares dentro de los términos legales.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.
  • Informar al Titular, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, en los términos aplicables.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. DEBERES DE CH MAC ABOGADOS COMO ENCARGADO

  • Realizar el Tratamiento de datos personales conforme a las instrucciones del Responsable, el contrato aplicable, la ley y esta Política, en lo que resulte pertinente.
  • Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data en coordinación con el Responsable, según corresponda.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o circulación no autorizada o fraudulenta.
  • Actualizar, rectificar o suprimir datos de manera oportuna conforme a las instrucciones del Responsable y la normativa aplicable.
  • Tramitar o remitir al Responsable las consultas y reclamos de Titulares, según lo previsto en el contrato o la ley.
  • Incluir leyendas de “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” cuando proceda.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.
  • Informar al Responsable y, cuando corresponda, a la autoridad competente, los incidentes de seguridad que puedan generar riesgos para los Titulares.
  • Guardar confidencialidad respecto de los datos personales tratados, incluso después de terminada la relación contractual o profesional.
  • Devolver, suprimir, anonimizar o conservar los datos personales conforme a las instrucciones del Responsable, la ley y las obligaciones de archivo, secreto profesional o defensa aplicables.

14. TRANSFERENCIAS, TRANSMISIONES Y CIRCULACIÓN DE DATOS

CH MAC Abogados podrá compartir, transmitir o transferir datos personales cuando resulte necesario para cumplir las finalidades informadas, ejecutar una relación contractual, prestar servicios profesionales, atender obligaciones legales, actuar ante autoridades, gestionar proveedores o ejercer derechos. Esta circulación se limitará a la información necesaria y estará sujeta a deberes de confidencialidad, seguridad, necesidad y acceso restringido.

Podrán recibir datos personales, entre otros, proveedores tecnológicos, servicios de nube, correo electrónico, plataformas de videoconferencia, repositorios documentales, herramientas de gestión, proveedores contables, tributarios, administrativos, nómina, seguridad social, bancos, aseguradoras, mensajería, archivo, destrucción documental, auditores, peritos, corresponsales, firmas aliadas, abogados externos, notarios, cámaras de comercio, autoridades judiciales, administrativas, tributarias, regulatorias, de inspección, vigilancia y control, clientes o contrapartes cuando sea necesario dentro de una gestión jurídica.

Cuando exista transmisión de datos personales a Encargados, CH MAC Abogados procurará celebrar contratos, anexos o cláusulas de transmisión que incluyan, como mínimo, instrucciones de Tratamiento, deberes de confidencialidad, medidas de seguridad, restricciones de uso, deber de apoyo en consultas y reclamos, reglas de subencargados, gestión de incidentes, devolución o supresión de la información y demás obligaciones aplicables.

Cuando se realicen transferencias internacionales de datos personales, CH MAC Abogados verificará la existencia de autorización, habilitación legal, país con nivel adecuado de protección o mecanismos contractuales, organizacionales o legales que permitan proteger los derechos de los Titulares, conforme a la normativa vigente y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL

CH MAC Abogados adoptará medidas administrativas, humanas, físicas, técnicas, contractuales y organizacionales razonables y proporcionales al riesgo, la naturaleza de los datos, el contexto del Tratamiento y los recursos disponibles, con el fin de proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso, uso, consulta, divulgación o circulación no autorizada o fraudulenta.

Entre otras medidas, CH MAC Abogados podrá implementar controles de acceso por perfiles, contraseñas, autenticación, restricciones de permisos, copias de seguridad, herramientas de seguridad, confidencialidad contractual, capacitación, políticas internas, gestión documental, clasificación de información, reglas de archivo, destrucción segura, trazabilidad de accesos y evaluación de proveedores.

La información tratada por CH MAC Abogados en desarrollo de servicios legales puede estar protegida por secreto profesional, reserva legal, confidencialidad contractual, estrategia judicial, privilegio o reglas procesales. Por tanto, quienes accedan a dicha información deberán mantener estricta reserva y solo podrán usarla para las finalidades autorizadas, contractuales o legalmente habilitadas.

CH MAC Abogados no vende ni alquila bases de datos personales. Cualquier uso de información para comunicaciones, boletines, eventos o relacionamiento deberá realizarse respetando la autorización del Titular, su expectativa razonable, la normativa aplicable y los mecanismos de exclusión disponibles.

16. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

CH MAC Abogados adoptará procedimientos internos para identificar, reportar, evaluar, contener, investigar, documentar y mitigar incidentes de seguridad que involucren datos personales. Cuando un incidente pueda generar riesgos para los Titulares, CH MAC Abogados evaluará las medidas de notificación a Titulares, Responsables, Encargados, autoridades o terceros pertinentes, de acuerdo con la ley, contratos y directrices aplicables.

Los trabajadores, colaboradores, contratistas y proveedores que conozcan o sospechen de un incidente de seguridad deberán informarlo de manera inmediata al Área Administrativa o al responsable interno de protección de datos personales, sin divulgar información adicional ni adelantar actuaciones que puedan agravar el riesgo.

17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Cuando CH MAC Abogados se encuentre legalmente obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, realizará la inscripción, actualización, reporte de novedades y demás actuaciones que correspondan conforme al Decreto 1074 de 2015, la Circular Única y las instrucciones vigentes de la autoridad competente.

En caso de no estar obligada por umbrales, naturaleza o condiciones normativas aplicables, CH MAC Abogados conservará internamente los inventarios, mapas o registros necesarios para demostrar la gestión razonable de sus bases de datos y el cumplimiento de las obligaciones que sí le sean exigibles.

18. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

18.1. Área y canales habilitados

Los Titulares, causahabientes, representantes, apoderados o personas autorizadas podrán ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a:

  • Área responsable de atención de consultas y reclamos: Área Administrativa o quien haga sus veces como responsable interno de protección de datos personales.
  • Correo electrónico para protección de datos personales: contacto@chmac.legal
  • Dirección física: Calle 93 # 12 – 14 Ofc. 404, Edificio Tempo 93, Bogotá D.C., Colombia.
  • Página web: www.chmac.legal, cuando se encuentre habilitado el canal respectivo.

18.2. Legitimación

Las solicitudes podrán ser presentadas por el Titular acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando tal calidad; representantes o apoderados, acreditando la representación; o por estipulación a favor de otro o para otro, cuando se acredite la condición correspondiente.

18.3. Contenido mínimo de la solicitud

La solicitud deberá incluir, como mínimo: nombre e identificación del solicitante; calidad en la que actúa; descripción clara de los hechos, datos o derechos que pretende ejercer; datos de contacto para respuesta; documentos que soporten su solicitud; y, cuando aplique, poder, autorización o prueba de representación.

18.4. Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, CH MAC Abogados informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18.5. Reclamos

Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida, revocada, o que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos personales, podrá presentar reclamo ante CH MAC Abogados. Si el reclamo resulta incompleto, CH MAC Abogados requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18.6. Supresión y revocatoria

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización. Estas solicitudes procederán cuando no exista un deber legal, contractual, profesional, contable, tributario, laboral, probatorio, judicial o administrativo que obligue o habilite a CH MAC Abogados a conservar o tratar la información. Cuando proceda la supresión, CH MAC Abogados podrá eliminar, anonimizar, bloquear o restringir el Tratamiento de los datos, según el caso.

19. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas o legalmente habilitadas, y durante los términos adicionales exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, societarias, probatorias, de archivo, defensa judicial, responsabilidad profesional o atención de requerimientos de autoridades.

Vencidos los términos de conservación o agotada la finalidad, CH MAC Abogados eliminará, anonimizará, devolverá, bloqueará o conservará restringidamente los datos, según corresponda y de conformidad con sus procedimientos internos, la ley aplicable, órdenes de autoridades, obligaciones profesionales y requerimientos de seguridad de la información.

20. PUBLICACIÓN, MODIFICACIONES Y VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su publicación y reemplaza las versiones anteriores de la Política de Tratamiento de la Información de CH MAC Abogados. Las bases de datos tendrán vigencia mientras se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectadas, mientras exista una obligación legal, contractual, profesional o probatoria que justifique su conservación, o mientras sea necesario para la defensa de derechos de CH MAC Abogados o de terceros legitimados.

CH MAC Abogados podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, jurisprudenciales, doctrinales, tecnológicos, contractuales, comerciales u operativos. Los cambios sustanciales serán informados a través de la página web, correo electrónico, avisos físicos o digitales, o cualquier otro medio que CH MAC Abogados considere idóneo.

ANEXO 1. FINALIDADES POR GRUPO DE INTERÉS

Grupo de interés

Finalidades específicas principales

Clientes y potenciales clientes

Prestación de servicios legales; administración de expedientes; verificación de conflictos de interés; debida diligencia; comunicaciones de servicio; facturación; cobro; defensa de derechos; cumplimiento de obligaciones legales y contractuales; envío de publicaciones o invitaciones cuando aplique.

Terceros relacionados con asuntos legales

Análisis de hechos; estructuración de estrategias; elaboración de documentos; presentación de pruebas; trámite de procesos judiciales, arbitrales, administrativos o contractuales; atención de requerimientos de autoridades; defensa de derechos.

Proveedores, contratistas y aliados

Contratación; gestión de órdenes de servicio; pagos; evaluación; administración contable y tributaria; reportes; control de calidad; seguridad; cumplimiento; auditoría; contacto operativo.

Trabajadores, practicantes y colaboradores

Selección; contratación; nómina; prestaciones; seguridad social; seguridad y salud en el trabajo; capacitación; evaluación; referencias; controles de acceso; cumplimiento legal; gestión disciplinaria; archivo laboral.

Candidatos

Evaluación de perfiles; verificación de información; entrevistas; pruebas; referencias; comunicaciones; conservación en bancos de hojas de vida cuando exista autorización.

Visitantes y asistentes a eventos

Control de ingreso; seguridad; registro de asistencia; coordinación logística; envío de certificados, materiales, invitaciones o comunicaciones relacionadas.

Usuarios web y destinatarios de comunicaciones

Atención de solicitudes; gestión de formularios; analítica; cookies; envío de boletines, alertas jurídicas, publicaciones, eventos o comunicaciones de interés, con mecanismos de exclusión cuando corresponda.

ANEXO 2. LINEAMIENTOS ESPECIALES PARA CORREOS, SITIO WEB, HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y COMUNICACIONES

1. Correos electrónicos y comunicaciones profesionales

Los correos electrónicos enviados por CH MAC Abogados podrán contener información confidencial, reservada, sujeta a secreto profesional o protegida por normas de protección de datos personales. Los destinatarios deberán usar la información únicamente para los fines autorizados. Si un correo es recibido por error, el destinatario deberá abstenerse de usar, copiar o divulgar su contenido, informar al remitente y eliminarlo de sus sistemas.

2. Sitio web, formularios y cookies

CH MAC Abogados podrá recolectar datos a través de su sitio web, formularios, registros de eventos, herramientas de analítica, cookies o tecnologías similares. Cuando sea necesario, informará las finalidades, categorías de cookies o tecnologías utilizadas y los mecanismos disponibles para su gestión, bloqueo o eliminación conforme a la configuración del navegador o herramienta respectiva.

3. Herramientas tecnológicas, nube e inteligencia artificial

CH MAC Abogados podrá utilizar proveedores tecnológicos, herramientas de nube, gestión documental, correo electrónico, videoconferencia, seguridad, automatización o análisis de información. Antes de utilizar herramientas que impliquen Tratamiento de datos personales, procurará evaluar su necesidad, finalidad, seguridad, confidencialidad, ubicación de la información, condiciones contractuales y restricciones de uso. Cuando se utilicen herramientas de inteligencia artificial o automatización, CH MAC Abogados procurará evitar el ingreso de datos personales innecesarios, información sensible o información confidencial de clientes en herramientas que no garanticen niveles adecuados de seguridad, confidencialidad y control contractual.

4. Comunicaciones comerciales o informativas

El envío de boletines, alertas jurídicas, invitaciones, publicaciones o comunicaciones de interés se realizará con base en la autorización del Titular, la relación existente o la habilitación legal aplicable. El Titular podrá solicitar la exclusión de listas de distribución a través de los canales habilitados por CH MAC Abogados o mediante los mecanismos de exclusión incorporados en las comunicaciones, cuando existan.